PURCHASING & INVENTORY OFFICER (H/F/X) - MSF Supply

MEDECINS SANS FRONTIERES est une organisation humanitaire médicale, internationale, indépendante, présente dans plus de 60 pays à ce jour. MSF apporte une assistance médicale aux populations victimes de conflits armés mais aussi d'épidémies et de pandémies ou de catastrophes naturelles, et privées de soins, sur base de leur besoin, sans discrimination de religion, philosophie ou politique. MSF Supply recherche un/une:

Purchasing and inventory officer (H/F/X) - MSF Supply (CONTRAT DE REMPLACEMENT 100%)

MSF Supply est la centrale d’achat de Médecins Sans Frontières Belgique. Ses 120 collaborateurs offrent un service logistique intégré aux missions sur le terrain : support technique, gestion des commandes clients, appels au marché et achat du matériel médical et non-médical, contrôle de qualité, entreposage et expédition des biens jusqu’aux missions présentes sur le terrain. MSF Supply est un des piliers de la Supply Unit d’OCB (Opérationnel Center Brussels, les opérations d’MSF Belgique) comprenant l’entièreté de la gestion de la Supply Chain à la fois internationale et locale. MSF Supply sert également d’autres organisations du secteur humanitaire.

En 2023, MSF Supply a servi plus de 71.000 lignes de commandes et envoyé plus de 15.000 m³, soit 3100 tonnes de matériel sur le terrain.

Notre Mission : MSF Supply, centrale d’approvisionnement du mouvement MSF, fournit des produits et services de qualité adaptés aux besoins d’organisations humanitaires médicales test.

L’équipe Réapprovisionnement, composée du coordinateur et de 9 purchasing&inventory officers et d'un forecast inventory officer, a pour mission d'assurer la disponibilité des produits pour satisfaire le carnet de commandes. Ceci nécessite : De maitriser les niveaux de stocks, qui doivent être en adéquation avec la demande afin d’éviter les ruptures de stock (impact opérationnel) ou le sur-stockage (impact financier) et d’optimiser les commandes fournisseurs (délais et fréquence).

Pour ce faire, cette équipe a comme outils principaux un système ERP et les instruments de bureautique et de communication courants. Chaque approvisionneur est partie prenante d’un trinôme (approvisionneur, acheteur, technicien) en charge d’une gamme de produit spécifique.

RAISON D’ETRE :

Afin d’assurer la mise à disposition, dans les meilleurs délais, des médicaments commandés par le terrain,  il/elle veille à l’utilisation de modes d’approvisionnement performants, à l’optimisation des niveaux de stock et paramètres logistiques, à la fiabilisation des délais de livraison et à l’accélération des processus en situation d’urgence.

RESPONSABILITES :

1.     Analyser l’information afin d’optimiser la chaîne d’approvisionnement amont et de fiabiliser le service d’MSF Supply.

• Selon la politique de stockage, les tendances de consommation et les forecasts, analyser et réviser les seuils et quantités de commande afin d’en assurer l’adéquation;

• Suivre ses indicateurs et propose des changements concernant les modes de gestion d’article (stocké - non stocké)

• Proposer de nouveaux indicateurs pour une meilleure gestion

• Communiquer aux acheteurs les informations susceptibles d’optimiser les flux de marchandises (conditionnements secondaires, tailles de lot,…)

• Communiquer au trinôme toute information permettant d’évaluer les fournisseurs

• Proposer et mettre à jour les procédures liées à sa fonction

2.     Analyser les dossiers d’achat (commandes terrain) afin de proposer les solutions d’approvisionnement qui pourront au mieux les satisfaire.

• Analyser les dossiers d’achat et listes de réapprovisionnement pour trouver les solutions d’approvisionnement les plus adaptées en intégrant dans ses choix les critères logistiques et commerciaux

• Lorsqu’aucune solution satisfaisante ne peut être trouvée, faire appel aux acheteurs et techniciens, tout en communiquant avec les desks

3.     Mettre en action la solution d’approvisionnement identifiée et la suivre afin de s’assurer que ce qui a été convenu avec les fournisseurs et le terrain est respecté.

• Rédiger, envoyer et archiver les bons de commande fournisseur

• Vérifier les confirmations de commande fournisseur (spécifications techniques, prix, péremption, conditionnement,…)

• S'assurer que les délais de livraison sont respectés par les fournisseurs

• Tenir régulièrement informés les planificateurs et les desks de l'état des commandes fournisseurs

• En cas de problème de livraison, trouver des solutions alternatives avec l'appui des acheteurs et des techniciens, tout en communiquant avec les desks

• En collaboration avec les contrôleurs magasin, s’assurer de la bonne réception de la marchandise

• Résoudre les litiges fournisseurs relevant de sa responsabilité

4.     Contribuer et l’amélioration continue du service en améliorant les procédures et indicateurs liés à sa fonction.

PROFIL :

·       Niveau bachelier ou expérience équivalente

·       Expérience en logistique souhaitée

·       Expérience associative ou humanitaire appréciée

·       Maitrise orale et écrite du Français et de l’Anglais indispensable. Le Néerlandais est un plus.

·       Maîtrise des logiciels Office de base et idéalement expérience sur ERP

·       Aptitude à l’analyse de données chiffrées

·       Capacité à travailler dans l’urgence, assertivité, orienté au service client et esprit d’équipe

·       Vous appréciez évoluer dans un milieu de travail socio-culturel diversifié

CONDITIONS :

• Un contrat de remplacement – temps plein
• Poste à pourvoir : Mi-mars 2025
• Lieu de travail : Neder-Over-Heembeek (Bruxelles - Belgique)
• Conditions salariales selon expérience + Chèques repas, assurance hospitalisation, assurance pension, remboursement des frais de transport (100% pour les déplacements en transports en commun/forfait kilométrique pour l’utilisation de son véhicule personnel)
• MSF Supply bénéficiant du statut « Chargeur Connu » auprès des douanes belges, le contrat ne pourra être conclu qu’à moins qu’un extrait de casier judiciaire (modèle 596-1.29) soit préalablement remis au département des ressources humaines. Cet extrait de casier judiciaire devra être exempt de tout fait repris par l’article 3, point 9 de la directive européenne 2016/681. Pour toute information complémentaire, veuillez prendre contact avec le département des ressources humaines via l’adresse job.msfsupply@brussels.msf.org

Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées. Veuillez envoyer votre candidature pour le 22/01/2025 au plus tard viua le site: Purchasing and Inventory Officer - H-F-X | MSF Supply

En soumettant votre candidature, vous acceptez que MSF Supply utilise vos données personnelles dans le cadre du processus de recrutement. Pour plus d'informations, consultez notre avis de confidentialité ou prendre contact avec notre référent à la protection des données Clément Degrendele via privacy@msfsupply.msf.org.

Pour plus d’informations sur nos activités : www.msfsupply.be  et  www.msf-azg.be